Projektzustand, Check-ins und Risiken

Drei kleine Werkzeuge sagen allen, wie es um ein Projekt steht: die Zustandsfarbe, das wöchentliche Check-in und die Risikomatrix.

Projektzustand

Im Tab Projekte des Bereichs zeigt jedes Projekt seinen Zustand: Gesund, Achtung oder Gefährdet. Das ist ein menschliches Urteil, in einem Klick gewählt. Um zu sagen, warum, schreiben Sie im Tab Status des Projekts einen Bericht (Neuer Bericht, mit einer Farbe unter Zustand und einem Titel): Der Bericht setzt die Farbe, und sein Titel wird zur Notiz daran. Zeigen Sie in der Liste mit der Maus auf den Zustand, erscheinen die Notiz sowie wer ihn gesetzt hat und wann. Die Zahl der Risiken daneben stammt aus den Daten, nicht aus der Risikomatrix: überfällige Arbeitselemente und ein Sprint, dessen Ende überschritten ist.

Wöchentliches Check-in

Der Tab Check-in braucht das Modul Check-ins. Ein Projekt stellt eine Frage, einmal pro Woche.

• Zum Einrichten: Wählen Sie Check-in einrichten, schreiben Sie die Frage (zum Beispiel, was Sie diese Woche tun und was Sie blockiert), wählen Sie unter Gefragt am den Tag und schalten Sie es ein
• Zum Antworten: Öffnen Sie Check-in, schreiben Sie Ihre Antwort für die laufende Woche und wählen Sie Antworten. Antwort ändern ändert sie
• Noch nicht geschrieben listet auf, wer noch antworten muss. Haben Sie nicht geantwortet, erinnert Sie Ihre Inbox

Risiken

Der Tab Risiken braucht das Modul Risiken. Ein Risiko ist ein Arbeitselement auf einer 5×5-Matrix aus Wahrscheinlichkeit und Auswirkung; es behält seinen Status, seine Zuständigkeit und seinen Verlauf.

1. Klicken Sie auf eine leere Zelle; in einer Zelle, die schon Risiken enthält, wählen Sie Weiteres hinzufügen.
2. Wählen Sie Neues Arbeitselement hier oder Vorhandenes hinzufügen über Schlüssel oder Titel.

Der Wert ist Wahrscheinlichkeit mal Auswirkung, von 1 bis 25, und fällt in eine Stufe: Niedrig, Mittel, Hoch oder Kritisch. Filtern Sie nach Stufe. Im Menü Ansicht schalten Matrix zeigen und Tabelle zeigen die Matrix und die Tabelle derselben Risiken ein und aus (eine von beiden bleibt immer); dort liegt auch der Fokusmodus. Von der Matrix nehmen entfernt das Risiko, ohne das Arbeitselement anzutasten. Export liefert die Risikomatrix (PDF) oder die Risikotabelle (XLSX).